Manuale di conservazione
Il Documento ha l’obiettivo di descrivere ogni aspetto relativo ai processi ed agli ambiti relativi alla conservazione elettronica del Titolare dell’oggetto della conservazione, allo scopo di fornire ampia e veritiera descrizione dell’organizzazione, dei contenuti e delle modalità operative utilizzate per eseguire il processo di conservazione, pienamente conforme con le disposizioni imposte dalla legislazione in vigore.
Redatto digitalmente
Il presente documento viene redatto nel solo formato digitale ed è sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale dal legale rappresentante e/o dal responsabile della conservazione.
Revisionato periodicamente
Il Documento verrà sottoposto a revisione per gli aggiornamenti periodici, indicati nelle variazioni cronologiche sottoforma di tabella, e sarà parte integrante del documento “Mandato” sottoscritto con il Servizio di Conservazione.
Servizio di consulenza e auditing periodico
Supporto al Vostro Responsabile della Conservazione per il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione attraverso la verifica periodica
Procedura di richiesta e prelevamento dei Pacchetti di Distribuzione (di norma richiesti dagli enti ispettivi)
Aggiornamento periodico e revisione del manuale di conservazione in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti
Prevista la redazione di report sintetici per la formalizzazione delle attività di audit
Affiancamento da figure responsabili e certificate
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Servizio di consulenza con incaricato esterno
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Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del Responsabile della Conservazione
può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione.
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