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Esperia si integra con APS e MES
Stefano Korsah
ARXivar NEXT YEAR 2023 - Riccione 22/23 settembre
Simone Baptiste
Digitalizzazione archivi e conservazione a norma
La Certificazione di processo per la dematerializzazione archivi 📰
1. Di cosa si parla?
È una «certificazione di risultato», il cui risultato infatti, ovvero il prodotto, consiste in una copia informatica di documento analogico, e la certificazione di processo produce una certificazione di conformità di una copia ad un originale.
È una «certificazione di risultato», il cui risultato infatti, ovvero il prodotto, consiste in una copia informatica di documento analogico, e la certificazione di processo produce una certificazione di conformità di una copia ad un originale.
2. Dove si applica?
Nello specifico, su tutti i documenti e gli atti in formato analogico (cartacei) dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione, al fine di provvedere alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi informatici.
3. Chi sono i destinatari?
Nello specifico, l’adozione della certificazione è obbligatoria per tutti i soggetti pubblici e privati che eseguono la dematerializzazione massiva dei documenti analogici.
4. Qual è lo scopo?
La certificazione:
- garantisce la corrispondenza di contenuto e forma del documento digitale con l’originale analogico, efficacia probatoria;
- incentiva e facilita la digitalizzazione dei processi, soprattutto nel caso di aziende che hanno un elevato numero di documenti pregressi (paper intensive)
La digitalizzazione dei documenti – trend e opportunità
Negli ultimi anni, le normative europee (Regolamento «e-Idas» ed italiane - CAD, Linee guida Agid, etc.) hanno meglio definito il concetto di «firma elettronica» prevedendo in maniera definitiva gli effetti giuridici della firma elettronica e l’equivalenza tra firma elettronica qualificata e sottoscrizione autografa.
Il quadro normativo prevede, inoltre, diverse tipologie di firme (semplice ✎, avanzata 📱, qualificata 🔒, digitale 💻) da adottare in relazione alla tipologia di documenti da sottoscrivere e all’efficacia probatoria verso terzi.
🧍Gestione dei flussi autorizzativi interni
🖊 Autorizzazione documenti da e verso soggetti terzi
📁Accesso alla documentazione di processo
Condivisione della documentazione e delle informazioni di processo con le altre unità organizzative coinvolte e gestione di flussi autorizzativi interni tramite soluzioni di Digital Document and Workflow management
Sottoscrizione con firma elettronica avanzata e/o qualificata di documenti con soggetti terzi
Archiviazione digitale con accesso immediato ai documenti di processo e disponibilità di reportistica personalizzata. Sottoscrizione con firma elettronica avanzata e/o qualificata di documenti con soggetti terzi
Autorizzazione flussi interni tramite workflow autorizzativi (firma semplice) da gestire anche tramite tablet smartphone ad esempio:
Apposizione della firma consentendo la sottoscrizione di documenti con validità giuridica e probatoria da remoto:
Utilizzo di sistemi di Repository Documentale Digitale per la classificazione e la ricerca di documenti aziendali sulla base di appositi criteri logici:
• CICLO PASSIVO: Richieste di acquisto, Autorizzazioni al pagamento
• contratti di vendita/acquisto, di assunzione
• Fornitore
• CICLO ATTIVO: Preventivi, Ordini di Vendita
• documenti di trasporto
• Tipologia di Vendita
• PERSONALE: ferie, permessi
• atti notarili
• Tipologia di Acquisto
attraverso l’utilizzo di specifici processi/dispositivi elettronici
La Certificazione di Processo. Dalla carta al Full Digital: opportunità e riflessioni
Obiettivo: cosa possiamo digitalizzare in sicurezza grazie alla norma
La Certificazione di Processo: un nuovo modello, definito nell’allegato 3 delle «Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici» per i processi di dematerializzazione massiva dei documenti analogici. Attraverso la Certificazione di Processo, la normativa AgID definisce i requisiti per i processi full digital: autenticità, integrità, validità legale del documento informatico.
È una procedura introdotta dal Legislatore* nel 2017 e regolamentata tecnicamente dalle Linee Guida AgID. È un processo il cui fine è quello di incentivare e facilitare la digitalizzazione dei flussi informativi, nel caso di un elevato numero di documenti da scansionare
È una procedura tecnologica in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale del documento analogico nel suo passaggio al digitale. È un processo che, preventivamente descritto e certificato, conferisce ai documenti risultanti dal processo di scansione, l'efficacia probatoria «privilegiata» o «semplice»
(*Decreto Legislativo 13 dicembre 2017, n. 217 (in G.U. 12/01/2018, n.9) che ha disposto l'introduzione del comma 1-bis all'art. 22 CAD)
La Certificazione di Processo si applica in presenza di documenti analogici e firme autografe (DOCUMENTI UNICI) convertiti in copie informatiche, ed è una novità rispetto al raffronto dei documenti effettuata dal notaio o dal Pubblico Ufficiale.
😊 La certificazione di processo è SNELLA = dematerializzazione massiva dei documenti analogici, si certifica un campione e si estende la corrispondenza ampliandola a tutto il lotto dei documenti scansionati.
🙁 Il raffronto è MOLTO ONEROSO = controllare la corrispondenza di ogni singolo documento, certificando il processo che vi è a capo.
La Certificazione di Processo. Requisiti per la validità legale
La validità legale e la garanzia che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, è attestata da un modello di certificazione con dei requisiti indicati da AgiD.
Il Cliente che decide di digitalizzare i documenti analogici UNICI o in presenza di firme autografe deve assicurare:
- un ciclo di dematerializzazione massiva tecnologica (certificata in accordo agli standard (ISO 9001 e ISO 27001)
- la verifica del processo (i documenti digitalizzati sono corrispondenti agli originali), e la documentazione da scrivere per il processo certificato
La Certificazione di Processo, dettaglio dei requisiti.
1. Il punto di partenza è sempre la dematerializzazione massiva dei documenti analogici, effettuata secondo le regole dell’all. 3 delle LLGG AgID (es: inserimento di un codice univoco presente tra i metadati o del valore di hash progressivo sui documenti scansionati).
Fase definita AMBITO OGGETTIVO perché riguarda gli strumenti tecnologici, le procedure, l’ organizzazione del fornitore di scansione.
l ciclo di dematerializzazione massiva dovrà essere certificato da un organismo terzo in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001, con campo di applicazione specifico per i servizi di progettazione e dematerializzazione massiva di documenti
2. L’attività di scansione, deve essere validata da una fase di verifica del risultato e da un’attestazione scritta (la certificazione di processo)
Fase definita AMBITO SOGGETTIVO, perché riguarda direttamente il Cliente che può scegliere di certificare il suo processo come SOGGETTO PRIVATO (‘autocertificazione’) o farlo certificare dal PU-NOTAIO (non più attraverso il raffronto ma sfruttando l’attestazione massiva)
La Certificazione di Processo. Cosa cambia tra PU-Notaio e Privato?
👩⚖️ Se la fase soggettiva della verifica viene fatta da un PU o da un NOTAIO l’attestazione di conformità ha un valore probatorio «privilegiato» e possiamo parlare di CERTIFICAZIONE DI PROCESSO (può essere redatta in digitale e sottoscritta con firma digitale o altra firma elettronica qualificata, come stabilito ai sensi dagli artt. 22 comma 2 e 23-ter comma 3 del CAD
SCELTA RACCOMANDATA IN AMBITO PA
👨💼 Se la fase soggettiva della verifica viene fatta da un PRIVATO l’attestazione di conformità fa piena prova fino a disconoscimento, è liberamente valutabile in giudizio, il valore probatorio è «semplice» e possiamo parlare di RAPPORTO DI VERIFICAZIONE (può essere redatta in digitale e sottoscritta con firma digitale o altra firma elettronica qualificata, come stabilito ai sensi dagli artt. 22 comma 2 e 23-ter comma 3 del CAD
VALUTARE RISCHI E BENEFICI, GRAN PARTE DEI DOCUMENTI UNICI POSSONO ESSERE CERTFICATI DAL PRIVATO
In entrambi i casi l’attestazione di conformità rappresenta il passaggio al full digital
La Certificazione di Processo. Quali opportunità?
Un archivio dematerializzato è un archivio:
- sicuro, integro, riservato e con valore legale (Conservazione Digitale)
- dai costi ridotti per lo stoccaggio fisico e per la produzione della carta, ed è ecosostenibile
- che semplifica la condivisione e la ricerca delle informazioni
- che riduce i casi di smarrimento dei documenti
- che struttura e centralizza le informazioni
Possiamo procedere a dematerializzare tutti i nostri documenti? SI
- Piano di analisi del rischio
- Un documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta ed il suo valore probatorio è liberamente valutabile in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità
- La dematerializzazione degli archivi di documenti analogici UNICI e NON UNICI, anche in presenza di firme autografe è perseguibile solo con l’analisi e la consulenza. E’ solo una fase di transizione dal documento cartaceo a quello digitale. La vera sfida è DIGITALIZZARE il documento sin dalla sua fase di formazione: formati idonei e virtuosi, firme FES, FEA, FEQ, processi di gestione documentale.
Le domande che ci facciamo sempre per trovare le soluzioni:
- È fondamentale tener conto della natura del documento, ad es: è un contratto di bene mobile o immobile?
- A quale normativa di riferimento ci dobbiamo riferire?
- Esistono ulteriori cicli di controllo interno nel caso il documento dematerializzato/firmato venisse disconosciuto?
La normativa è abilitante e va applicata per liberarsi dalla carta
Sono de materializzabili (solo alcuni esempi):
- DdT in presenza di firme, Bolle doganali
- Note spese e ricevute, Documenti Risorse Umane
- Contratti commerciali
- Attestati di rischio, Rapporti di intervento, Verbali interni
Qualsiasi documento digitale, anche se copia informatica, ha obbligo di Conservazione Digitale
L’approccio metodologico suggerito
Analisi/Soluzioni/Definizione azioni
Implementazione
FASE 1
FASE 2
FASE 3
FASE 4
ARCHIVI PREGRESSI Analisi e definizione dei 1 trattamenti «digitali»
DIGITALIZZAZIONE PROCESSI Analisi dei processi paper intensive 2 e definizione interventi
Dematerializzazione degli 3 archivi pregressi
Implementazione dei processi / 4 flussi digital
► Esame di dettaglio dei documenti in ambito presso gli archivi cartacei esistenti e analisi tecnico – normativa a supporto delle scelte da effettuare
► Analisi di dettaglio dei processi paper intensive con i process owner aziendali, analisi dei gap/aree di miglioramento nella gestione di ciascun processo rispetto a best practices e normativa di riferimento
► Normalizzazione dei documenti fuori formato o in cattive condizioni
► Implementazione delle soluzioni digitali identificate per l’efficientamento / ottimizzazione dei processi /flussi
► Identificazione del trattamento da adottare sulla base della normativa civilistica/fiscale
► Identificazione di soluzioni di efficientamento / ottimizzazione dei processi, illustrazione dei relativi pro e contro ed attribuzione di un livello di priorità a ciascuna soluzione identificata, road map evolutiva
► Scansione dei documenti
► Accesso ai contenuti sulla base dei profili utenti definiti
► Data-Entry: indicizzazione in base ai dati per la conservazione a norma e alle chiavi di ricerca scelte
► Consultazione semplificata tramite funzionalità di ricerca per chiavi
► Verifica presenza campi obbligatori e segnalazione azioni correttive
► Validazione immagine e indici
► Ridisegno dei processi e delle procedure di gestione documentale (ruoli/responsabilità, attività, tempistiche, controlli) sulla base delle soluzioni di efficientamento / ottimizzazione identificate
► Archiviazione digitale e conservazione a norma dei documenti acquisiti via cartaceo nel sistema di gestione documentale
► Elaborazione del Manuale della Conservazione, obbligatoriamente previsto dalla normativa, in conformità con le Linee Guida AGID
Un esempio di progettualità svolta
📦Dematerializzazione degli archivi cartacei
🔃 Digitalizzazione dei processi aziendali
1. Trattamenti adottati/interventi effettuati:
1. Situazione AS-IS
45🔋 Dematerializzazione / Digitalizzazione, 40 🔋 Smaltimento (Macero dei documenti), 15 🪫 Gestione Cartacea
• Scambio di documenti con flussi non strutturati e non tracciabili
• Gestione cartacea e dispersione dei documenti fra le funzioni aziendali
• Eterogeneità di Sistemi ERP, sistemi di document and workflow management e di sistemi di conservazione elettronica a norma dei contratti.
2. Priorità assegnata agli interventi di dematerializzazione:
2. Identificazione di n.18 soluzioni di efficientamento/ottimizzazione tra cui:
sulla base del volume della tipologia documentale, della frequenza di ricerca, della presenza di firma autografa, dalla rilevanza del documento, della necessità di consultazione da parte di più divisioni/funzioni, etc.)
• definizione (in chiave digitale) armonizzata ed organica delle responsabilità e dei flussi documentali
• elaborazione del manuale di gestione documentale
• adozione di funzionalità per la firma elettronica a norma per contratti con utenza e per i contratti con il personale
• introduzione di un sistema di gestione documentale e conservazione
Benefici e risparmi
Sulla base delle numerose esperienze maturate in progettualità relative alla tematica in ambito, è possibile affermare che la dematerializzazione comporta il risparmio medio di tra 1 e 2 euro a documento.
📦 Riduzione dei costi di archiviazione: acquisto di carta, scaffali, faldoni, materiale per le stampanti, etc
☁️ Riduzione degli spazi necessari al mantenimento di un archivio cartaceo
🪙 Riduzione del canone pagato in caso di gestione del servizio di archiviazione presso terzi
🔖 Riduzione del tasso di errore legato allo svolgimento di operazioni manuali per la gestione tradizionale dei documenti cartacei
⌚ Riduzione del tempo impiegato dalle persone per l’archiviazione, la ricerca e consultazione dei documenti cartacei
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