Dal 1 gennaio 2022 è obbligatorio redigere il Manuale di Conservazione anche se il servizio di conservazione è affidato a un fornitore esterno

Dal 1° gennaio 2022 tutte le aziende e gli Enti Pubblici devono redigere e conservare il proprio Manuale di Conservazione ed inoltre si dovranno formalizzare una serie di aspetti Organizzativi e Procedurali.

Questo è previsto dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, ciascun soggetto è tenuto a redigere e conservare in sola modalità digitale il Manuale di Conservazione.

Il Manuale della conservazione è un documento informatico obbligatorio, in cui sono esplicate le procedure necessarie alle varie fasi del processo di gestione della documentazione digitale a norma: creazione, versamento, archiviazione e distribuzione.

Il Manuale regola la vita del documento informatico dal momento in cui viene creato a quando viene archiviato e reso disponibile tramite strumenti informatici. Ciò comporta due distinti stadi del documento digitale:

- il primo che va della sua creazione al momento del conferimento;

- il secondo fa riferimento al processo di archiviazione e trasmissione.

Si desumono quindi due distinti profili di responsabilità del responsabile della conservazione inerenti al ciclo di conservazione sostitutiva:

- responsabilità di generazione, legata alle fasi di creazione e versamento, che mira a garantire l’autenticità e la validità legale del documento fino al momento di trasferimento all’archivio digitale;

- responsabilità di trattamento (conservazione), legata alle fasi di archiviazione e distribuzione, che mira a garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la consultabilità dei documenti digitali presenti dentro l’archivio digitale nel tempo.

È importante sottolineare che - di queste due tipologie di responsabilità - solo la seconda è delegabile a terzi da parte delle Aziende. Viceversa, la responsabilità di generazione è sempre di competenza dell’azienda (o Ente) produttrice dei documenti, vera “titolare dei documenti”.

Se un’azienda, quindi, decide di occuparsi in proprio dell’intero ciclo di gestione della documentazione deve avere un unico responsabile della conservazione, responsabile sia della generazione che del trattamento dei documenti digitali.

In caso di affidamento a terzi del sistema di conservazione sostitutiva, invece, l’azienda deve avere due distinti responsabili della conservazione: un “titolare” e un “delegato”.

Ciascuno di essi è titolare di responsabilità differenti e provvede a redigere il manuale che è afferente alle fasi di propria competenza.

Una cosa importante da dire sul responsabile della conservazione “titolare” è che egli deve essere sempre una persona fisica interna all’azienda/ente titolare del documento. Nelle aziende si tratta normalmente di un addetto specializzato, un manager o del titolare mentre nelle Pubbliche Amministrazioni tale ruolo può essere ricoperto solo da un dirigente, un funzionario o dal responsabile della gestione documentale.

Il responsabile della conservazione ha il compito di vigilare sull’intero sistema di gestione documentale digitale per conto dell’azienda titolare dei documenti oggetto di conservazione digitale.

In particolar modo, egli deve redigere il manuale inerente alle fasi di generazione e versamento dei documenti digitali, secondo quanto imposto dalle normative, e verificare la corretta applicazione dello stesso, ad esempio controllando la corretta creazione dei documenti e prendendo visione dei rapporti di versamento al sistema di conservazione sostitutiva.

Deve inoltre supervisionare anche l’attività del responsabile della conservazione “delegato” e coordinarsi con quest’ultimo e con tutti gli altri responsabili coinvolti nei processi documentali, come ad esempio il DPO nel caso in cui i documenti contengano dati personali sensibili.

È bene ricordare che la parte delegabile del processo di digitalizzazione documentale riguarda la sola conservazione sostitutiva, che comporta un lavoro gravoso, in quanto frutto della combinazione competenze legate alle Infrastrutture Informatiche (sia hardware che software) e all’operatività gestionale/burocratica. Egli, ha l’obbligo di garantire un sistema di archiviazione funzionale, sicuro e stabile che permetta la fruizione dei documenti digitali, secondo le tempistiche previste dalle normative e dai regolamenti dell’AgID, in armonia con quanto stabilito dall’art. 2220 c.c. in tema di obblighi di conservazione dei documenti.

In particolare, deve redigere il manuale inerente alle fasi di archiviazione e trasmissione dei documenti digitali e supervisionare alla corretta applicazione dello stesso sia dal punto di vista procedurale che di infrastrutture informatiche.

Deve inoltre creare un’infrastruttura proficiente e garantire la sicurezza dell’intero sistema, provvedendo all’aggiornamento, implementazione, manutenzione e monitoraggio di ogni componente hardware, software e procedurale. Il tutto al fine di prevenire il deperimento, la distruzione, lo smarrimento e il furto dei documenti conservati.

Infine, deve adempiere a tutti gli obblighi burocratici, pubblicistici e di esibizione stabiliti dalla legge circa la gestione documentale.

La conservazione sostitutiva rappresenta un’importante fonte di vantaggio per ogni azienda perché permette sia la diminuzione dei costi relativi alle spese di archiviazione (locali, mobili, cartoleria, etc.) che il risparmio di tempo ed energia grazie a una gestione più sicura e rapida della documentazione aziendale.

Per potersi giovare di questo vantaggio, però, è importante scegliere il giusto sistema di conservazione sostitutiva, che consenta di sgravare l’azienda della complessa gestione tecnica e informatica garantendole la giusta tutela legale.

Un’accortezza da seguire consiste nella scelta di un sistema che provveda sia alla fornitura del servizio di conservazione che alla formazione del responsabile della conservazione “titolare” e lo supporti nella generazione del Manuale della conservazione di sua competenza.